U svetu tehnoloških inovacija i rada od kuće pojavila se virtuelna kancelarija kao jedna od brojnih olakšica za firme. U osnovi, virtuelna kancelarija pruža sve pogodnosti standardne kancelarije kao što su adresa i broj telefona, te komunkacione i administrativne usluge, ali bez potrebe za fizičkim kancelarijskim prostorom.
Virtuelna kacelarija je postala popularno rešenje za radni prostor u modernom poslovnom svetu. Pogotovo je pogodna za frilensere i preduzetnike koji rade od kuće, ali za svoju kompaniju žele poslovnu adresu koja zvuči profesionalno. Zapravo, vlasnici firmi dobijajaju adresu koja donosi prednosti određene atraktivne gradske lokacije, a da pritom nemaju troškove iznajmljivanja stvarnog kancelarijskog prostora.
Otkrivamo vam kako rade virtuelne kancelarije, koje su prednosti ovih usluga i na koji način pomažu da izgradite kredibilitet, proširite mrežu klijenata i saradnika i istaknete se u poslovnom svetu. Pročitajte.
Kako rade i šta pružaju virtuelne kancelarije?
Virtuelna kancelarija daje firmama fizičku adresu i usluge vezane za kancelariju bez režijskih troškova, troškova zakupa prostora i plaćanja administrativnog osoblja. Uz pomoć virtuelne kancelariije zaposleni mogu da rade sa bilo kog mesta, ali i dalje imaju poštansku adresu, telefonske sekretarice, sobe za sastanke i video konferencije. Primera radi, možete voditi firmu iz unutrašnjosti i iznajmiti virtuelnu kancelariju na nekoj prestoničkoj adresi.
Razvoju virtuelnih kancelarija i njihovoj povećanoj upotrebi naročito su doprineli različiti kancelarijski softveri, online alati i usluge za produktivnost na mreži, poput video konferencija. Pogotovo je pogodno rešenje za početnike i male firme koje žele da svedu troškove na minimum. Virtual office je takođe odgovarajući modus za frilensere i poslovne ljude kojima nije potreban fizički prostor za rad, a opet imaju potrebu za povremenim sastancima sa klijentima.
Koje usluge podrazumeva virtuelna kancelarija?
U zavisnosti od paketa, zakup virtuelne kancelarije omogućava firmama da imaju pristup različitim uslugama. Uglavnom se to odnosi na sledeće:
- sedište firme i poslovna poštanska adresa (koja doprinosi kredibilitetu i prestižu firme, naročito ako je reč o ulicama u centru Beograda, na primer)
- recepcioner (što pomaže ako i kada dogovarate poslovne sastanke i čini da virtuelna kancelarija deluje manje “virtuelno” klijentima i poslovnim saradnicima)
- prijem i prosleđivanje poslovne pošte (što osigurava da uvek dobijete poštu, bilo fizički bilo mejlom)
- skeniranje, kopiranje i štampanje dokumenata
- usluge javljanja na telefon i govorne pošte, prijem mejlova i faksova (što pomaže da upravljate svojim dolaznim pozivima i da ne morate da otkrivate svoj lični mobilni telefon. Umesto toga koristite pravi broj fiksne telefonije, što takođe doprinosi “profesionalnijem” utisku)
- komunikacija sa državnim organima i institucijama
- pravne i knjigovodstvene usluge
- prostorije za sastanke
- zastupanje pred klijentima i poslovnim partnerima.
Ključne prednosti virtuelne kancelarije
Benefiti iznajmljivanja i korišćenja virtuelne kancelarije su brojni, a među ključnim prednostima se svakako ubrajaju izgradnja profesionalnog imidža i ušteda budžeta. Vlasnicima malih firmi i startapova ovo može biti i te kako olakšavajuća okolnost, jer izbegavaju ogromne troškove zakupa poslovnog prostora a imaju sve pogodnosti koje atraktivna poslovna adresa donosi.
Profesionalizam
Kućne kancelarije i nekonvencionalni radni prostori postaju sve više prihvaćeni u poslovnom svetu. Međutim, za firme koje žele da privuku klijente koji su korporativno i tradicionalno nastrojeni, posebna adresa kancelarije i kontakt podaci mogu i te kako biti od koristi.
Pored toga što može da obezbedi poštansku adresu, virtuelna kancelarija podrazumeva i usluge javljanja na telefon i video konferencije, pa na taj način mala firma deluje veća no što zapravo jeste. Uz to, klijenti mogu da se uvere da je posao koji vodite legitiman i ozbiljan.
Lokacija i prestiž
Dojmu profesionalnosti i kredibiliteta naročito doprinosi lokacija. Naime, ukoliko je potrebno da se sastanete sa klijentima i poslovnim partnerima, u okviru usluge virtuelne kancelarije, odnosno virtuelnih kancelarijskih paketa možete računati i na obezbeđenu adresu za sastanak. To uglavnom podrazumeva pristup visokokvalitetnim prostorima za sastanke licem u lice, kao i konferencijske pozive. Kada je pritom reč o dobro poznatoj lokaciji ili ulici, sasvim je izvesno da ćete ostaviti utisak prestižne i uspešne kompanije. Sličan efekat na klijente i saradnike imaće i profesionalna telefonska sekretarica.
Fleksibilnost
Vlasnici firmi imaju mogućnost da se obrate klijentima i zaposlenima sa više lokacija, bilo da je reč o lokalnom ili međunarodnom poslovanju. Korišćenje virtuelne kancelarije ujedno proširuje mogućnosti za zapošljavanje – niste ograničeni da zaposlite samo ljude iz okruženja.
Fleksibilnost se ne ogleda samo u opcijama zapošljavanja, već i u tome što zaposleni mogu bolje da rasporede svoje radne obaveze tako da imaju više slobodnog vremena. Na osnovu toga dalje mogu lakše da uspostave ravnotežu između posla i privatnog života.
Komunikacija
Kada imate namenski poslovni telefonski broj na koji se javlja profesionalna sekretarica, odnosno recepcioner obezbeđena vam je i nesmetana komunikacija sa svim klijentima. Postoje virtuelni kancelarijski paketi koji obuhvataju usluge prosleđivanja poziva i pošte, tako da možete biti sigurni da ne propuštate važnu poslovnu priliku čak i kad niste fizički dostupni.
Primera radi, ako odlučite da otputujete iz zemlje (iz poslovnog ili privatnog razloga), ne morate brinuti o tome da li će se poručeni paket ili neki važni poziv izgubiti jer niste u kancelariji da ih primite. Korisnici virtuelnih kancelarija oslobođeni su čak i toga da obaveštavaju svoje klijente da će biti odsutni neko vreme i da neće biti u mogućnosti da prime poštu. Jednostavno je, gde god da se nalazite – vaša poslovna adresa, tj. adresa virtuelne kancelarije biće dostupna vašim saradnicima.
Radna efikasnost i produktivnost
Veća produktivnost i radna efikasnost takođe mogu biti neke od dobrih “posledica” korišćenja virtuelne kancelarije. Kako su zaposleni oslobođeni administrativnih zadataka i putovanja na posao, mogu bolje da se usredsrede na svoje radne zadatke. Ujedno, svaki zaposleni može da radi sa one lokacije koja mu najviše odgovara, bilo da je reč o radu od kuće ili iz omiljenog kafića. Vlasnicima firmi virtuelna kancelarija pruža i tu mogućnost da zaposle radnike iz drugih gradova
Budžet
Virtuelno kancelarijsko rešenje predstavlja veliku uštedu za svako poslovanje. Kako nema potrebe za iznajmljivanjem fizičkog prostora i kupovinom opreme i nameštaja, nema ni mesečnih računa za struju, vodu i ostale komunalije.
Prema tome, mesečni trošak virtuelne kancelarije je daleko manji od cene tradicionalnog poslovnog prostora. S obzirom da zaposleni ne putuju do posla, uz štednju novca možete računati i na značajno ušteđeno vreme.
Da li virtuelna kancelarija ima nedostatke?
U zavisnosti od odabranog paketa, neke od usluga virtuelne kancelarije možda zahtevaju planiranje unapred. Ukoliko se opredelite za virtuelnu kancelariju sa ograničenom upotrebom konferencijskih soba i video konferencija, biće potrebno da prilagodite svoj poslovni raspored i odredite konkretne termine za važne sastanke.
Još jedan od nedostataka može biti i to što neke virtuelne kancelarije imaju ograničen pristup noću ili vikendom.
Takođe, ukoliko razmišljate o angažmanu ove vrste pametno je da procenite da li će virtuelna kancelarija i rad od kuće biti pravo rešenje za sve zaposlene. Koliko god benefita doneli, virtuelno kancelarijsko okruženje i rad na daljinu za neke ljude mogu značiti manju produktivnost i lošije poslovne rezultate.
Koliko košta virtuelna kancelarija?
Kada je u pitanju cena virtuelne kancelarije, ona varira i zavisi od usluga koje odaberete. U Srbiji, na primer, osnovni paket košta manje od 100 evra mesečno. Međutim, ako imate dodatne zahteve ili hoćete da angažujete administrativne stručnjake ili osobu koja će umesto vas obavljati korespodenciju sa klijentima, to može koštati više.
Ipak, za koliko god veliki virtuelni kancelarijski paket se odlučili, njegova cena će sasvim sigurno biti manja nego što je zakup poslovnog prostora, te trošak režija i slično. Prema tome, virtual office, bez obzira na visinu cene, predstavlja ekonomično rešenje za firmu.
Idealna za vlasnike malih firmi, ali i za veće kompanije u kojima mnogi zaposleni rade od kuće, virtuelna kancelarija će bez ikakve sumnje u budućnosti biti praksa koja se često sreće u poslovnom svetu.
Vaš komentar