Novo, savrememo društvo donosi promene u svemu pa i na tradicionalnom radnom mesto. Menja se izgled i opis radnog mesta, potrebe, znanja i veštine zaposlenih. U stalnoj borbi sa konkurencijom, menjale su se veštine koje su potrebne kako bi se ostalo i napredovalo na tržištu. Firma i zaposleni su se konstantno menjali i prilagođavali zahtevima tržišta.
Krenulo se od menadžmenta preko lean menadžmenta, od projektnog menadžmenta do portfolio menadžmenta. Preko projekata stigli smo do portfelja projekata, odnosno upravljanja portfolijom. Još jedna veština koja vam treba, i koja se uči.
Taj globalni trend je zahvatio i nas. Doduše malo sporije, ali svi idemo u tom smeru. Sve je bilo vrlo jednostavno na samom početku uvođenja principa projektnog menadžmenta na našim prostorima. Firme su imale jedan ili dva projekta i dovoljno resursa tako da su različiti timovi radili na različitim projektima.
A onda je počelo polako sve da se menja. Sve više se vodilo računa o ubrzanju sistema i procesa, a sa druge strane počela je da se javlja želja o poboljšanju nekoliko stvari u isto vreme. Kada svemu dodamo trend multitaskinga koji je zahvatio sve sfere života i poslovanja, onda dolazimo do trenutne situacije. Firme imaju puno projekata koje vode u isto vreme.
Vrlo često se prebacuju sa jednog projekta na drugi bez nekog pravila i reda, tako da su zbunjeni jer ne znaju šta se od njih očekuje.
Projekti se nasumično biraju na osnovu individualne procene i želje projektnih menadžera. Ne postoji utvrđen redosled po kome treba da se realizuju projekti, niti način na koji se isti biraju. Ako nema strateških ciljeva kompanije, onda nastaje još veći problem i još veće nedoumice zaposlenih oko toga „kuda plovi ovaj brod“.
Naravno za sve postoji rešenje – portfolio menadžment, veština koju možete naučiti smostalno ili uz nečiju pomoć. Na sajtu Project Management Srbija imate kurs gde možete naučiti portfolio menadžment i kako upravljati portfeljom projekata.
Bitno je da to treba raditi u koracima. Prvo zaposleni treba da ovladaju veštinom upravljanja projektima, a onda sledećim stupnjem što bi bilo upravljanje programom (skup povezanih, sličnih projekata). Tek posle toga, na samom kraju nas čeka najviši stupanj, a to je upravljanje portfolijom ili portfolio menadžment. To bi bilo upravljanje projektima i programima koji imaju jedan jedini cilj – usklađenost sa ciljevima kompanije, odnosno realizacija strateških ciljeva preko realizacije tog portfolia.
Dakle još jednom da razjasnimo koja je razlika izmedju projekta, programa i portfolija, a onda da vidimo kako nam portfolio menadžment može pomoći da realizujemo ciljeve naše kompanije.
Projekat
Projekat je privremeni napor preduzet sa ciljem da kreira jedinstven proizvod, usluga ili rezultat. Naravno, ima svoj početak i kraj, kao i određena finansijska sredstva obezbeđena za njegovu realizaciju, koja ne smemo prekoračiti. Nebitna je metodologija koju ćemo koristiti: PMI ili Prince2, suština je ista.
Program
Grupa sličnih projekata gde se benefit ostvaruje tako što jedna osoba upravlja celim programom kako bi optimalnije bili iskorišćeni ljudski i finansijski resursi.
Porfolio
Grupa projekata i programa koji su koordinisani iz jedne centralne tačke i koji imaju za cilj realizaciju strateških ciljeva firme. Na vrhu piramide je portfolio menadžer kome odgovaraju rukovodioci pojedinačnih projekata, a on sam je odgovoran za realizaciju celog portfelja.
Kako funkcioniše upravljanje portfolijom?
Na kraju godine, prave se planovi i predlažu ideje i projekti za sledeću godinu. Na osnovu određenih parametara, tačnije na osnovu matematičkih i finansijskih modela vrši se merenje usklađenosti potencijalnih projekata sa ciljevima kompanije. Svi kandidati, odnosno predlozi projekata se rangiraju na osnovu tih utvrđenih pravila i pravi se rang lista projekata.
Rang lista projekata je sortirana od projekata koji su najbolji za firmu jer su najviše usklađeni sa vizijom i ciljevima firme pa do onih koji su najmanje usklađeni. Radi se prvo filtriranje liste i odbacuju oni koji najmanje podržavaju ciljeve firme. U krajnjem slučaju zašto bi radili nešto što nam neće pomoći da ostvarimo neke od ciljeva za tu godinu. To je traćenje vremena, resursa i para. Onda ide drugi filter gde se na osnovu raspoloživih ljudskih i finansijskih kapaciteta, bira određeni broj projekata koji će činiti portfolio. Naravno, posle toga ide realizacija samog portfolija.
Dakle, ništa nije prepušteno slučaju. Jasno su definisani kriterijumi za rangiranje projekata.
Direktna posledica toga je da samo najbolji projekti uđu u portfolio. Ne oni projekti koji se direktoru ili projekt menadžeru najviše sviđaju jer su najlepši, najlakši ili su sentimentalno vezani za njih.
Ne tako! Ovom egzaktnom metodom, prolaze samo najbolji, samo oni koji donose najveći benefit kompaniji. Prolaze oni koji najviše podržavaju strategiju firme i njene ciljeve. Na taj način omogućavamo laku i efikasnu realizaciju definisanih ciljeva kompanije. Naše resurse fokusiramo na ostvarenje ciljeva i smanjujemo njihovo gubljenje vremena.
Pored toga, pratimo sve projekte iz jedne tačke, i svim resursima upravljamo iz jedne tačke. Znamo koji od njih je koliko angažovan na projektima i gde ga možemo dodatno uposliti kako bi kompaniji ostvarila dodatne benefite.
Znamo ciljeve. Znamo prioritete. Imamo fokus.
I zato realizujemo ciljeve.
Zato je portfolio menadžment nova veština za novo doba. Nekada je moglo samo upravljanje projektima da doprinese našoj firmi, a sada nam teba nešto sofisticiranije. Treba nam korak dalje jer ako mi nećemo da napravimo taj korak , konkurencija hoće. Brže, lakše, efikasnije, optimalnije, fokusiranije…
Jeste li spremni za taj korak? Jeste li spremni za portfolio menadžment?
Vaš komentar